Instytucja tworząca narzędzia i projekty cyfrowe powinna zadać sobie pytanie o to, jakim szerszym celom służy wytwarzanie technologii i jak wpływa to na całą instytucję i jej sposoby pracy. Dlatego przy tej okazji mówimy o TRANSFORMACJI CYFROWEJ INSTYTUCJI KULTURY.
Transformacja cyfrowa to proces, którego celem jest taka zmiana sposobu pracy, wyznaczania celów i budowania strategii w oparciu o dane i informację zwrotną od naszych odbiorców, by możliwe było tworzenie atrakcyjnych i wartościowych produktów cyfrowych. Wartościowych, czyli takich, które w sposób konkretny i bezpośredni wspierają instytucję w realizacji swojej misji.
Nowoczesna instytucja kultury, która świadomie buduje swoją pozycję w oparciu o rozwiązania cyfrowe, wcale nie musi charakteryzować się dużą liczbą zrealizowanych projektów IT. Musi natomiast wiedzieć po co je robi. To, co faktycznie „transformuje”, to znajomość potrzeb i oczekiwań swoich odbiorców oraz formułowanie celów instytucjonalnych na podstawie tej wiedzy.
Dlatego nasz kurs transformacji cyfrowej dedykujemy instytucjom, które chcą tworzyć narzędzia cyfrowe zakorzenione w strategii instytucji i odpowiadające potrzebom jej odbiorców.
Dobrą praktyką jest powiązanie projektów cyfrowych ze strategią (a zwłaszcza strategią cyfrową, jeśli taka funkcjonuje w instytucji) i tego rodzaju namysł powinien być wstępem do tworzenia narzędzia lub projektu cyfrowego. Poniżej prezentujemy kolejne etapy, przez jakie powinna przejść instytucja, której zależy na tym, by tworzyć technologie w sposób odpowiedzialny, zrównoważony, zgodny z jej misją i uwzględniający specyfikę instytucji i sektora publicznego.
Etap Strategiczny:
☞ wejście: dane na temat instytucji
☞ efekt: wyznaczenie celu, który wpisze się w strategię naszej instytucji
- Zdefiniowanie problemu / wyzwania jaki instytucja chce rozwiązać za pomocą narzędzia cyfrowego lub działania z wykorzystaniem nowych technologii. Wstępne zdefiniowanie grupy docelowej
- Dlaczego rozwiązanie tego problemu / wyzwania wpisuje się w misję/strategię całej instytucji. Jaki obszar realizacja tego planu wzmacnia?
Etap koncepcyjny
☞ wejście: poprawnie postawiony problem, cel
☞ efekt: opracowanie działań realizujących cel
Etap strategiczny powinniśmy zamknąć z dobrze sformułowanym problemem i zrozumieniem dlaczego właśnie ten problemem chcemy rozwiązać. Chcemy podkreślić, że etap koncepcyjny otwieramy bez żadnych decyzji na temat rozwiązania. Na tym etapie nie jest przesądzone nawet, czy z naszym problemem będziemy sobie radzić za pomocą technologii cyfrowych.
- Zweryfikowanie dlaczego ten problem / wyzwanie warto rozwiązać za pomocą narzędzia cyfrowego. Jaką wartość ma wnieść technologia?
- Określenie grupy docelowej
- W jaki sposób chcemy ten problem rozwiązać / zmierzyć się z tym wyzwaniem – zbieranie pomysłów. Dobrze, żeby było ich kilka
- W jaki sposób dane rozwiązanie wpisuje się w zdefiniowany cel?
- Jak dane rozwiązanie wpisuje się w szersze działania instytucji?
- Reality check pomysłów w oparciu o zasoby, finanse, termin oraz grupę docelową
Etap projektowy
☞ wejście: kilka pomysłów, założenia rozwiązania
☞ efekt: manifest – wizja i projekt produktu
- Desk research – analiza konkurencji, sytuacji na rynku
- Sprecyzowanie wizji produktu
- Lista funkcjonalności (impact effort matrix)
- Proof of concept
- Specyfikacja techniczna, wymagania technologiczne, wydajnościowe
- Czas trwania / długość życia projektu
- Ramowy harmonogram projektu, określenie twardych / niezmiennych kwestii:
- Deadline
- Budżet
- Projekt (key visual)
- Sformułowanie manifestu
- Architektura informacji / Struktura produktu
- Wykonanie klikalnej makiety kluczowych lub problematycznych elementów
- Testy makiet lub prototypów z odbiorcami / Fokus z odbiorcami
- Reality check (m.in. z grupą docelową)
Etap ofertowy
☞ wejście: manifest – wizja i projekt produktu, specyfikacja, budżet
☞ efekt: wyłoniony zespół wykonujący projekt
- Określenie kompetencji zespołu i kogo szukamy na zewnątrz
- Spisanie zapytania ofertowego / SIWZ
- Określenie budżetu
- Zebranie listy rekomendowanych, godnych zaufania wykonawców
- Spotkania z oferentami
- Ocena ofert
- Wybór wykonawcy
- Formalności / umowa
Etap wdrożeniowy
☞ wejście: wizja i projekt produktu, specyfikacja, budżet
☞ efekt: produkt
- Dyskusja o modelu współpracy
- Zawiązanie się Zespołu Projektowego: zespół projektantów (projektant produktu, projektant UX /CX, projektant graficzny) + zespół deweloperski + Product Owner + Project Manager + koordynator projektu ze strony instytucji + koordynator zespołu merytorycznego / odpowiedzialnego za zasoby
- Nazwanie kto tak naprawdę podejmuje decyzje po stronie instytucji / analiza interesariuszy
- Kick-off meeting zespołu deweloperskiego, potwierdzenie treści manifestu (może coś w trakcie etapu przedwdrożeniowego się zmieni), scharakteryzowanie grupy docelowej przez Product Ownera. Przyjęcie planu wdrożenia + backlogu produktu
- Określenie etapów wdrożenia (wartościowych przyrostów)
- Cykl wdrożeniowy, który powinien uwzględniać prace merytoryczne
- Testy
- Weryfikacja zgodności z celami i manifestem
- Szkolenie w zakresie działania CMS, produktu / dokumentacja
- Wypełnienie treścią (równolegle z innymi pracami)
- Start produkcyjny
Podsumowaniem tego etapu powinien być odbiór zleconego zadania.
Etap ewaluacji i rozwoju
Ten etap obejmuje całe “życie projektu” po jego premierze. Jest on nie mniej ważny, niż wszystkie poprzednie, jednocześnie najtrudniej jest uchwycić go w formie konkretnych wskazówek, ponieważ wiele zależy od specyfiki samego projektu/narzędzia. Poniżej prezentujemy działania, które powinny się wydarzać po oddaniu projektu/narzędzia użytkownikom.
- Opieka nad produktem
- Analityka (statystyki) i śledzenie interakcji użytkowników
- Badania użytkowników
- Kasyna Online
- Testy
- Wnioski – pomysły na rozwój lub zamknięcie
- Utrzymanie ciągłości gwarancji